Implementatie kwaliteitssysteem

Opdracht
Op verzoek van een onderwijsinstelling heeft e-Visioncy een online kwaliteitssysteem opgezet. De betreffende organisatie is de laatste jaren aanzienlijk gegroeid in zowel het aantal medewerkers als locaties. Enkele jaren geleden is er een kwaliteitshandboek opgezet, echter deze blijkt inmiddels niet meer up-to-date. Ook is het bestaande handboek niet eenvoudig beschikbaar voor de medewerkers.

Werkwijze
Middels het uitvoeren van een analyse op de besturende, uitvoerende en ondersteunende processen zijn deze opnieuw in kaart gebracht. Hierbij is ervoor gekozen om het bestaande procedurehandboek als vertrekpunt te nemen. Het bestaande kwaliteitshandboek is initieel geïmporteerd in het nieuwe kwaliteitssysteem. Vervolgens zijn de benodigde aanpassingen in de procesmodellen, beschrijvingen en werkinstructies door medewerkers van de afdeling kwaliteitszorg in het nieuwe systeem doorgevoerd. Eveneens is een proces ontwikkeld om het kwaliteitssysteem continu bij te werken op basis van de laatste (wets)wijzigingen. Tenslotte zijn de geaccordeerde processen gepubliceerd op het Intranet.

Resultaat
In een periode van twee maanden is het bestaande en deels verouderde kwaliteitshandboek omgezet naar een online kwaliteitssysteem. Hierbij zijn een aantal kwaliteitsmedewerkers van de onderwijsinstelling getraind en bekend geraakt met het nieuwe kwaliteitssysteem. Daarnaast zijn alle processen volledig geactualiseerd en is de informatie voor alle medewerkers op de diverse locaties eenvoudig toegankelijk. Bijkomend voordeel is dat er vanuit de standaard rapportagemogelijkheden direct een overzicht van de taken van de diverse functies binnen de organisatie gegenereerd kan worden. Hierdoor is ook de afdeling personeelszaken in staat om haar functieprofielen bij te werken.